6 rad na uspořádání kontaktů a jiné typy pro efektivnější používání vašeho Gmailu

Gmail je nejrozšířenější e-mailová služba na světě. Mnoho z nás jej používá a má v e-mailech aspoň nějaký náznak systému uspořádání. Ale co kontakty? Téměř každý uživatel zde má nepořádek – špatně napsané e-mailové adresy, neznámé jména a mnoho dalších nešvarů.

Nicméně pokud nevíte jak z toho ven, není třeba se bát. V tomto článku vám přinášíme obecné tipy pro efektivnější pracování s Gmailem a 6 rad, jak dát opět svému kontaktnímu listu nějaký význam. Rady se budou primárně vztahovat na Gmail, ale některé z nich platí i pro jiné e-mailové služby. Jdeme na to.

Klávesové zkratky pro rychlejší práci

Aby bylo možné je využívat, je nutné si je nejdříve zapnout. V pravém horním rohu je ozubené kolečko. Když na něj kliknete a vyberete možnost Nastavení, dostanete se tam, kam potřebujete. Hned na úvodní stránce je možnost Klávesové zkratky (je téměř dole u vašeho profilového obrázku). Zvolte, že ji chcete Zapnout a úplně dole zmáčkněte Uložit změny.

Tím se vám zapnou následující klávesové zkratky:

• C – po zmáčknutí C se vám otevře okýnko v pravém spodním rohu pro psaní nové zprávy
• Shift + C – otevře psaní nové zprávy jako samostatné velké okno prohlížeče
• / – přesune kurzor do vyhledávacího pole

Naučte se pracovat se štítky

Gmail nemá nic takového jako složky, zato má „štítky“. Fungují podobně jako složky, prostě si jimi označíte e-maily, které se pak seskupují. Nové štítky je možné nastavit v menu po levé straně.

Víte, že máte v Gmailu stovky účtů?

Zapřemýšlejte, zda jste někdy viděli e-mailovou adresu z Gmailu, která by obsahovala tečku. Mohlo se to stát, ale pravda je taková, že Gmail tečky úplně ignoruje. Ať už si do své adresy přidáte kolik chcete teček, e-mail vždycky dojde vám.

• jannovak@gmail.com
• jan.novak@gmail.com
• ja.nn.ov.ak@gmail.com
• j.a.n.n.o.v.a.k@gmail.com

Ať už pošlete e-mail na kteroukoliv z výše uvedených adres, vždycky dojdou tomu samému Janu Novákovi. A dá se toho chytře využít. Například na různé weby, které vám budou zasílat newslettery, je možné zaregistrovat se s tečkou v adrese. Pak podle toho tento spam můžete snadno odfiltrovat.

Podrobné vyhledávání

Většina z nás v Gmailu vyhledává jen tak, že napíše hledaný výraz do vyhledávácího pole nahoře. A zkoušeli jste někdy kliknout na tu šipku v pravém rohu vyhledávacího pole? Otevře se vám dialogové okno, které umožní daleko přesnější hledání.

Záložkové rozložení

V roce 2013 Google představil rozložení do záložek (Primární, Sociální sítě, Promo akce, případně další) a do nich se vám automaticky filtruje obsah. Ne, nejsou to štítky, jedná se o kategorie. Není to totéž.

Některým lidem kategorie nevyhovují, zdá se jim, že se jim ztrácí emaily. Google je přitom jen přesune do jiné kategorie, takže nejsou vidět, dokud se do té kategorie nepřepnete. Jiní lidé si to nemohou vynachválit – konečně se vám nepletou dohromady e-maily ze sociálních sítí s pracovními zprávami.

A jak funkci zapnout? Opět ozubené kolečko, Nastavení -> Doručená pošta a zaškrtněte si nahoře kromě Primární kategorie ještě jiné.

A teď už vzhůru ke slibovaným 6 tipům na uspořádání kontaktů. Mít pořádek v lidech, se kterými si píšete, je totiž nejdůležitější.

1) Vytvoření skupin Google kontaktů

Google už umožňuje organizaci kontaktů na základě Google+ kruzích nebo na základě vašeho seznamu na Androidu. Nicméně někdy ani to nestačí. Proto tu jsou skupiny kontaktů. Hodí se například, pokud chcete poslat e-mail kolegům v práci.

Když je všechny přidáte do skupiny kontaktů, a poté při posílání zprávy vyberete rovnou skupinu, tak se vyhnete zapomenutí na některého adresáta.

2) Najít a sloučit duplicity

Google vám umožnuje najít a sloučit duplikátní položky ve vašich kontaktech. Jak toho dosáhnout? V kontaktech stačí kliknout na „Více“ a vybrat  „Najít a sloučit duplicity“ ze seznamu. Poté můžete uložit více e-mailových adres pod jedním jménem nebo odmítnout návrhy Googlu.

Nicméně pamatujte si, že ani Google není dokonalý a někdy je třeba u pár kontaktů toto provést manuálně, protože Google je nemusí správně rozpoznat.

3) Přizpůsobte automatické ukládání kontaktů

Google ukládá každou e-mailovou adresu, kterou kontaktujete, ve složce „Další kontakty“. Mmůže být užitečné (nikdy neztratíte e-mailovou adresu), ale jsou lidi, pro které to je kontraproduktivní.

Například lidé co využívají Gmail k hromadnému kontaktování klientů či jiných velkých skupin lidí tuto službu zrovna neocení. Jak se dá tedy vypnout? Jako první klikněte na ozubené kolečko v pravém horním rohu.

Poté klikněte na „Nastavení“ a v kartě „Obecné“ zmeňte „Po odeslání zprávy novému uživateli přidat tohoto uživatele do skupiny Další kontakty a umožnit tak v budoucnu automatické dokončování“ na „Budu přidávat kontakty sám/sama“.

Nyní už jenom uložte toto nastavení a nezapomeňte na ruční ukládání nových kontaktů. Už nikdy více nepotřebné dopisování e-mailových adres.

4) Exportujte LinkedIn kontakty

LinkedIn je úžasná sociální síť na získávání nových kontaktů. Pokud zde ale nejste extrémně aktivní, tak to může být i místo, kde tyto kontakty umírají. Někoho někde potkáte, předáte si vizitky, přidáte se na LinkedIn a potom… nic.

Jsou jenom nepotřebným číslem na vašem profilu, s kterým už nikdy nebudete hovořit. Exportování vašich kontaktů z LinkedInu a jejich importování na váš Gmail účet může vám tyto kontakty opět oživit.

5) Manuální aktualizace

Víme že je to těžké a nudné, ale smiřte se s tím. Pokud něco chcete perfektně, musíte si to udělat sám. Nejlepší místo, kde s tím začít jsou již zmiňované „Další kontakty“. Vypisujte zde co nejvíc informací, co máte.

Další možností je smazat špatné napsané e-mailové adresy – každý z nás se totiž někdy splete. Stejně tak je třeba smazat ty adresy, které už nejsou funkční.

6) Exportujte vaše kontakty

Exportujte vaše kontakty a pravidelně si je ukládejte. Pokud váš účet je odcizen, nebo změníme práci či prostě vaše kontakty zmizí z internetu, tak budete rádi za každou zálohu.

Taktéž můžete importovat tyto kontakty do dalších služeb, jako je například LinkedIn nebo jiná e-mailová adresa.

Extra tip: Vyzkoušejte Inbox od Googlu

Když mluvíme o Gmailu, nemůžeme nezmínit nástroj Inbox. Inbox je pokus Gmailu o modernější a flexibilnější mailovou aplikaci. Funguje na webu, je ke stažení pro Android a iOS. A je to prostě něco trochu jiného než Gmail. Užitečný je především těm, kteří musí denně vyřizovat velké množství zpráv – umožňuje totiž nastavovat si připomenutí úkolů či označovat zprávy jako splněné. Všechno navíc vypadá daleko moderněji než Gmail. Zamiřte na google.com/inbox a podívejte se sami.

Zdroj: mashable.com